4 manieren om een efficiëntieslag te maken op de werkvloer

Tijden veranderen, en ook de manier waarop we werken is in de afgelopen jaren drastisch veranderd. De coronacrisis heeft dit proces nog eens extra versneld. Op kantoor werken is niet meer de standaard. We werken grotendeels vanuit huis, of vanuit een co-working space. Daarnaast zijn de werktijden flexibeler geworden. Wil je in de toekomst de werkomgeving slim en efficiënt blijven inrichten, dan is het belangrijk om met deze veranderingen mee te bewegen. Maar waar begin je als je je organisatie en werkprocessen efficiënter wilt inrichten? In dit artikel delen we 4 kansen waar je direct mee aan de slag kunt.

1. Opgeruimde werkplek

Om efficiënt te kunnen werken is een geordende werkplek echt een must. Rondslingerende post-its, uitgeprinte documenten en onnodig veel kantoorartikelen op het bureau kunnen voor afleiding zorgen. Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Zo wordt het makkelijker om efficiënt te werken. Veel organisaties hanteren daarom een clean desk policy. Gebruik alleen de artikelen die je echt nodig hebt voor je werkdag en ruim ze aan het einde van de dag weer op. Zo kan een collega de volgende dag profiteren van optimale concentratie aan een opgeruimd bureau. Werken medewerkers voornamelijk vanuit huis? Ook hier is het zaak om te zorgen voor een werkruimte met zo min mogelijk afleiding.

2. Zorg voor een duidelijke planning

Bij het flexibel werken van nu horen medewerkers altijd en overal toegang te kunnen krijgen tot de planning. Met een digitale planning voorzie je in deze behoefte, zodat iedereen direct weet waar ze aan toe zijn. Zo voorkom je dat taken vergeten worden of dubbel worden uitgevoerd. Deel de planning in op basis van prioriteiten. Wat moet er als eerst gebeuren, en waar moet daarna op gefocust worden? Leg heldere deadlines vast en ruim ook altijd tijd in voor onvoorziene taken die zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden.

3. Investeer in een goede digitale werkplek

Efficiënter werken begint bij de basis. Investeer daarom in een goede digitale werkplek. Zo zorg je ervoor dat alle applicaties en gegevens centraal op één werkplek in de cloud te gebruiken zijn, zodat je medewerkers altijd en overal op een eenvoudige manier toegang hebben. Bij het kiezen van een digitale werkplek zijn er een aantal zaken waar je rekening mee kunt houden. Biedt de digitale werkplek de mogelijkheid om documenten centraal op te slaan? Dit heeft verschillende voordelen. Zo bespaar je bijvoorbeeld tijd op het over en weer versturen van verschillende versies van documenten, en voorkom je verwarring. Op die manier wordt informatie-uitwisseling een stuk eenvoudiger! Zorg daarnaast voor een duidelijke structuur in je digitale werkplek, zodat informatie snel en makkelijk terug te vinden is.

4. Zorg voor goede begeleiding

Begin met een analyse van de werkplek. Op welke manier maken medewerkers gebruik van de applicaties en tools die beschikbaar zijn, en waar liggen kansen voor verbetering? Breng deze kansen in kaart en maak een plan. Mogelijk kan de online communicatie tussen medewerkers ook efficiënter en beter gestructureerd worden. Maak bijvoorbeeld duidelijke afspraken over het gebruik van e-mailprogramma’s en interne communicatieplatforms.

Overgaan naar een nieuwe digitale omgeving vraagt ook om passende scholing en begeleiding van het team. Met een training, online of op locatie, krijgen medewerkers belangrijke tools mee om optimaal gebruik te maken van de digitale infrastructuur van de organisatie.